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10 minutos de lectura 12 enero 2023

Antes de aceptar un empleo, el empresario exige al solicitante que facilite determinados datos. Para ello se utiliza el cuestionario personal del trabajador. Los datos son necesarios para elaborar un contrato de trabajo o un contrato de mandato. En la mayoría de los casos, los datos se utilizan también para informar del trabajador a la Seguridad Social.
¿Cómo rellenar el cuestionario personal? ¿Qué datos deben introducirse en el cuestionario personal?
Esto es lo que descubrirá en la siguiente entrada.

CONTENIDO:

• ¿Qué es un cuestionario personal?
• Cuestionario personal para empleados: ¿qué datos debe facilitar?
• Cuestionario personal y RODO
• Obligación de mantener los datos actualizados
• Conservación de los expedientes de los empleados
• ¿Qué no debe preguntar el empresario?
• Cuestionario del empleado: ¿cómo cumplimentarlo?
• Cuestionario personal – plantilla

¿Qué es un cuestionario personal?

Un cuestionario personal es un documento en forma de cuestionario que un empleado debe rellenar al inicio de su trabajo. Normalmente, este formulario se rellena antes de firmar un contrato de trabajo o un contrato de comisión. El empresario exige determinados datos personales, que posteriormente se incorporan al expediente del trabajador. Los datos son necesarios no sólo para redactar el contrato, sino también para dar parte del trabajador a la Seguridad Social.

Cuestionario personal para empleados: ¿qué datos debe facilitar?

Los datos que deben incluirse en el cuestionario personal pueden dividirse en dos tipos. Entre las exigidas por el Código del Trabajo y las recomendadas por el Reglamento del Ministro de Trabajo y Política Social.

El Código del Trabajo establece que:

Artículo 221 § 5. La comunicación de datos personales al empresario se hará en forma de declaración del interesado. El empresario podrá solicitar documentación de los datos personales (…) en la medida necesaria para confirmarlos.

De la legislación se desprende que un empresario puede exigir los siguientes datos a un solicitante de empleo:

• nombre(s) del candidato,
• fecha de nacimiento,

En función de la naturaleza del trabajo, el empresario también puede pedir datos como los siguientes

• la formación académica del candidato,
• cualificaciones profesionales,
• conocimiento de lenguas extranjeras,
• permiso de conducir,
• historial laboral (por ejemplo, en el CV).

Por otro lado, se requerirán datos más detallados de una persona ya admitida:

• el PESEL o el PIN del trabajador,
• número del documento de identidad (si no es el número PESEL),
• número de cuenta bancaria (si no se declara ninguna otra forma de remuneración),
• datos familiares, por ejemplo, nombre de los hijos (si se beneficiará de un paquete social).

Los datos sobre los miembros de la familia también pueden ser necesarios si el trabajador desea ejercer derechos especiales. La información sobre los hijos será útil para aumentar el tiempo libre por cuidado de hijos o para obtener una remuneración adicional.

En casos concretos, el empresario también puede solicitar información en virtud de una disposición legal, como información sobre nacionalidad y antecedentes penales.

Lea también: ¿Cómo redactar un CV?

Cuestionario personal y RODO

El 25 de mayo de 2018 se introdujo el Reglamento 2016/679 del Parlamento de la UE y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Diario Oficial de la UE L 119 de 4.5.2016) -o RODO-.

El contenido de las disposiciones relativas al intercambio de datos personales ha cambiado. La Directiva RODO permite a un empresario exigir un número de teléfono y una dirección de correo electrónico en un cuestionario personal.

Obligación de mantener los datos actualizados

Es responsabilidad del trabajador mantener actualizados sus datos siempre que se produzca un cambio en su vida. No mantener los datos actualizados puede contribuir a:

• falta de inclusión del trabajador para la concesión de prestaciones,
• no recibir información sobre los ingresos,
• consecuencias de las autoridades fiscales y de seguros,
• no percepción de los derechos de los trabajadores.

Conservación de los expedientes de los empleados

La contratación de un nuevo empleado implica la preparación de varios documentos necesarios:

• contrato de trabajo/contrato de mandato
• remisión para examen
• certificado médico
• declaración de seguro
• sus cursos y formación
• cualificaciones necesarias para desempeñar el puesto
• cuestionario personal

Todos estos documentos deben conservarse en el expediente del trabajador.

Artículo 94 del Código de Trabajo: el empresario está obligado a conservar los expedientes de todos los trabajadores. A partir de 2019, esto es posible en formato electrónico. Facilita el almacenamiento, la actualización y la seguridad de los datos.

De acuerdo con la normativa, el empresario debe conservar los datos de los empleados durante 10 años (si fueron contratados después de 1999). Los expedientes personales de los empleados contratados con anterioridad deben conservarse durante 50 años.

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¿Qué no debe preguntar el empresario?

El empresario sólo puede solicitar datos relacionados con el trabajo. No puede pedir información relativa a la vida privada. El trabajador puede negarse a facilitar información que le resulte inconveniente. Tenga en cuenta que está prohibido por ley.

La legislación RODO es clara sobre lo que puede y no puede incluirse en el cuestionario personal de un empleado. Un empresario no puede solicitar a un empleado datos tales como:

• nombre de los padres
• lugar de residencia

No puede entrar en la esfera privada de una persona y preguntar:

• orientación sexual,
• confesión religiosa,
• estado civil,
• estado de salud,
• si la mujer está planeando un embarazo.

¿Cómo rellenar el cuestionario personal?

El cuestionario personal del trabajador suele cumplimentarse a mano. Deberá cumplimentarse de forma legible, preferiblemente en mayúsculas.

Si no está seguro de si un campo se aplica a su caso, no lo rellene.
Asegúrese preguntando a la persona adecuada.

Lea también: acoso moral en el trabajo

Cuestionario personal – modelo

Existen muchas plantillas para el cuestionario personal del empleado en Internet. Sin embargo, es mejor utilizar sitios verificados, ya que muestran plantillas de documentos actualizadas. ¿Cómo debería ser un modelo de cuestionario personal en 2023? Presentamos a continuación 👇

• Cuestionario personal para un empleado MODELO

Fuente: www.gov.pl

• Cuestionario personal para el solicitante de empleo MODELO

Fuente: www.gov.pl

Un cuestionario personal es un documento que un empresario necesita cuando contrata a un nuevo empleado. Se trata de una recopilación de los datos personales más necesarios. Recuerda que dar datos a desconocidos está regulado por la ley. Un empresario no puede pedirle información privada que no esté relacionada con la naturaleza del trabajo. Entonces puede negarse a contestar.

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