Zmieniająca się rzeczywistość na rynku pracy, która dotknęła wszystkich przedsiębiorców, w znaczny sposób wpłynęła również na pracowników. Brak regulacji prawnych odnośnie kwestii związanych z wykonywaniem pracy w trybie hybrydowym lub zdalnym to tylko jedno z wielu wyzwań, z jakim w 2021 roku borykali się przedsiębiorcy i zatrudnieni. W trakcie pandemii wiele firm wdrożyło oficjalne reguły pracy zdalnej, ale proces legislacyjny związany z kolejnymi zmianami wciąż trwa.  

Praca zdalna obecnie ma zastosowanie na podstawie art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020r. i szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID – 19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Ta regulacja ma mieć moc wiążącą tylko tymczasowo, na czas wystąpienia epidemii i można nią zastosować tylko i wyłącznie przez okres obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID – 19 i przez okres 3 miesięcy po jego odwołaniu.  

Celem ustawy pracy zdalnej ma być zapewnienie pracodawcom i pracownikom instrumentu dla budowania porozumienia w sprawie ułożenia warunków takiej współpracy. Opiniowane są m.in. następujące aspekty:

• ustalenie dokładnego miejsca wykonywania pracy zdalnej 
• możliwość wykonywania pracy zdalnej na wniosek pracownika 
• sytuacje, w których to pracodawca zleca wykonywanie obowiązków zawodowych zdalnie 
• regulacja warunków lokalowych i technicznych pracownika 
• regulacja warunków rozwiązania zgody na pracę zdalną 
• przepisy i kontrola BHP 

Praca zdalna uzgodniona z pracodawcą  

Zgodnie z nowelizacją pracę zdalną będzie można wykonywać całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika po uzgodnieniu z pracodawcą. Zmiany będą zobowiązywały pracodawcę do obligatoryjnego uwzględniania wniosków o pracę zdalną niektórych grup pracowników. W szczególności dotyczy to kobiet w ciąży oraz rodziców dzieci w wieku do 4 lat.

Polecenie lub regulamin pracy zdalnej  

W oparciu o projekt uregulowano obowiązek określania podstawowych zasad wykonywania pracy zdalnej głównie przez: 

• Porozumienie (jakie zostaje zawarte pomiędzy pracodawcą a zakładową organizacją związkową) 
• Regulamin (ściśle ustalony przez pracodawcę), jednakże to rozwiązanie będzie miało zastosowanie w 2 przypadkach: 
  – Jeżeli w terminie 30 dni nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową  
  – W przypadku, gdy u pracodawcy nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa
  (w tym przypadku regulamin ustali się po konsultacji z przedstawicielami pracowników). 

Warto zaznaczyć, że pracodawca oraz pracownik będą mieć możliwość jednostronnego wycofania polecenia wykonywania pracy zdalnej za co najmniej jednodniowym wyprzedzeniem. Jednakże tylko pracodawca będzie dysponował uprawnieniem jednostronnego polecenia pracy zdalnej w okresie stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich ustaniu, a także w okresie, w którym z powodu siły wyższej czasowo nie będzie możliwe zapewnienie warunków BHP w miejscu pracy. Skorzystanie z tego będzie możliwe po złożeniu do swojego pracodawcy oświadczenia o możliwościach lokalowych i technicznych, jakie pozwolą mu na wykonanie pracy w innym miejscu niż zakład pracy.  

Koszty pracy zdalnej – po stronie pracodawcy  

Zgodnie z wprowadzoną nowelizacją jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest zapewnienie swojemu pracownikowi materiałów i narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy. Inaczej mówiąc przepis ten ma na celu pokrycie kosztów związanych z pracą zdalną. Koszty będą także obejmować serwisowanie udostępnianych narzędzi, pomocy technicznej oraz szkoleń. Stronom stosunku pracy przyznane zostaną uprawnienia do ustalenia zasad wykorzystywania przez pracownika prywatnych narzędzi pracy i materiałów w pracy zdalnej. W związku z tym możliwe będzie zastąpienie obowiązku zapewnienia przez pracodawcę materiałów i narzędzi wypłatą przez niego ryczałtu lub ekwiwalentu. 

Prawo pracodawcy do kontroli swojego pracownika 

Wprowadzona nowelizacja uprawnia pracodawcę do sprawowania kontroli swojego pracownika w miejscu wykonywania przez niego pracy zdalnej. Ma się to opierać na zasadach określonych w regulaminie, poleceniu pracy zdalnej, lub w porozumieniu jakie zostaje zawarte pomiędzy obiema stronami. Kontrolowane zostaną procedury ochrony danych osobowych, oraz warunki BHP. Pracodawca zyska prawo do wykonania kontroli w godzinach pracy pracownika po wcześniejszym uzgodnieniu z nim, by nie naruszać prywatności domowników.  

Jeżeli pracodawca wprowadzi pracę zdalną w swoim przedsiębiorstwie będzie zobligowany do uregulowania w przepisach wewnątrzzakładowych wszystkich procedur ochrony danych osobowych. W związku z tym ważne jest przeszkolenie pracowników w tej kwestii. Jeśli natomiast chodzi o BHP to wówczas przepisy zobowiązują pracodawcę do dokonania oceny ryzyka zawodowego dot. wykonywania pracy zdalnej. Dopuszczenie pracownika do korzystania z takiego sposobu świadczenia pracy warunkowane będzie złożeniem odpowiedniego oświadczenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. 
Wypadki przy pracy zdalnej będą rozpatrywane po oględzinach miejsca wypadku w terminie uzgodnionym z pracownikiem lub jego domownikiem. 

Nowe rozwiązanie – okazjonalna praca zdalna 

Projekt nowelizacji Kodeksu pracy wprowadza nową instytucję, tzw. okazjonalnej pracy zdalnej. Jej wymiar wynosił będzie do 24 dni w danym roku kalendarzowym. Pracownik będzie mógł wnioskować o takie uprawnienie w formie papierowej lub elektronicznej. Okazjonalna praca zdalna nie będzie się wiązała z uregulowaniem jej w przepisać wewnątrz przedsiębiorstwa. Ponadto nie będzie się z nią wiązał przepis pokrywania kosztów pracy zdalnej przez pracodawcę. Obowiązywać natomiast będzie możliwość kontrolowania pracownika.  

Więcej informacji o zmianach w kodeksie pracy znajdziesz TUTAJ>>>

Jeśli natomiast chciałbyś dowiedzieć się więcej informacji z zakresu prawa skontaktuj się z nami www.eurokadra.expert