Powrót
9 min czytania 23 sierpnia 2023

Monitoring w miejscu pracy a prawa pracownika

Monitoring w miejscu pracy jest tematem budzącym wiele kontrowersji. Choć ma on na celu poprawę efektywności, bezpieczeństwa i jakości pracy, rodzi także istotne pytania dotyczące prywatności i praw pracownika. Kiedy można wprowadzić monitoring? Jakie obowiązki ma pracodawca? Gdzie nie wolno stosować monitoringu? Czy pracodawca może kontrolować pocztę elektroniczną pracownika? Jak poinformować pracowników o kamerach? Odpowiedź na te pytania znajdziesz w poniższym artykule.

monitoring w miejscu pracy

SPIS TREŚCI

Czym jest monitoring?

Według regulacji prawnych art. 222 § 1 Kodeksu pracy monitoring to specjalny rodzaj nadzoru obejmujący obszar zakładu pracy lub jego otoczenie za pomocą zaawansowanych środków technicznych, które umożliwiają rejestrowanie obrazu. Pracodawcy coraz częściej sięgają po te narzędzia, aby poprawić bezpieczeństwo, kontrolować dostęp i monitorować działania w miejscu pracy.

Kiedy można wprowadzić monitoring?

Pracodawca stosujący monitoring pracowników, może go używać, tylko jeśli jest niezbędny do:

  • zapewnienia bezpieczeństwa pracowników,
  • ochrony mienia,
  • kontroli produkcji,
  • zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Gdzie nie wolno stosować monitoringu?

Monitoring w pracy jest dopuszczalny, ale nie wolno go stosować w każdym miejscu. Według Kodeksu pracy zakaz monitoringu pracowników jest w:

  • pomieszczeniach sanitarnych,
  • szatniach,
  • stołówkach,
  • palarniach,
  • pomieszczeniach udostępnianych zakładowej organizacji związkowej

W wyżej wymienionych pomieszczeniach wyjątkowo można monitorować pracowników, ale tylko w określonych warunkach:

  • jeśli jest niezbędne do zachowania bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę,
  • jeśli nie naruszy godności pracownika oraz jego innych dóbr osobistych,
  • jeśli nie naruszy to zasady wolności i niezależności związków zawodowych.

Jak zapewnić, że system monitoringu nie naruszy powyższych zasad? Kodeks pracy wskazuje na konieczność stosowania technik monitoringu, które nie ujawniają tożsamości osób obecnych w monitorowanych obszarach. Warto jednak pamiętać, że instalowanie kamer powinno być sytuacją ostateczną. W przypadku ewentualnych kontroli lub sporów z pracownikami pracodawca będzie zobowiązany udowodnić, że zastosowanie monitoringu było nieodzowne. Szczególnie ryzykownym działaniem jest instalacja kamer w obszarach sanitarnych, takich jak łazienki czy szatnie, gdzie łatwo naruszyć prywatność i godność pracowników.

Czytaj też: Nieobecność w pracy i jej konsekwencje

monitoring w miejscu pracy 2

Czytaj też: Jakie są korzyści agencji pracy tymczasowej?

Czy można monitorować dźwięk?

Przepisy regulujące monitoring pracowników skupiają się głównie na monitoringu wizyjnym. Nie ma w nich mowy o tym, że można nagrywać dźwięk. Pracodawcy więc mają zakaz stosowania monitoringu rejestrującego dźwięk w miejscu pracy. Nie mogą montować kamer z mikrofonami ani samych mikrofonów.

Monitoring GPS pracownika — czy jest możliwy?

Oprócz monitoringu wizyjnego inną formą monitorowania pracowników jest kontrola samochodów służbowych i innych urządzeń przy użyciu GPS, czyli geolokalizatorów. W momencie pozwolenia na wykorzystanie samochodów do celów prywatnych pracodawca nie powinien przetwarzać danych osobowych pozyskanych po godzinach pracy pracownika. Jeśli nie jest możliwe wyłączyć na ten czas urządzeń monitorujących, powinno się uzyskać zgodę od niego zgodę.

Jak wprowadzić monitoring w zakładzie pracy?

Pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu. Zgodnie z art. 222 § 6 – § 9 Kodeksu pracy zakres oraz zastosowanie monitoringu określa się w zakładzie pracy. Pracodawca ma obowiązek umieścić informacje na temat monitorowania pracy pracowników w regulaminie zakładu pracy lub obwieszczeniu. Musi poinformować ich najpóźniej 2 tygodnie przed uruchomieniem monitoringu w pracy.

W przypadku wprowadzenia monitoringu przełożony musi wystawić oznaczenia informujące o tym, że dany teren jest monitorowany. Muszą być widoczne i czytelne.

Monitoring a obowiązek informacyjny

Jeśli w firmie działa już monitoring, a zatrudnia się nowego pracownika, to należy mu przekazać regulamin monitoringu pracowników oraz informacje na piśmie na temat:

  • celach monitoringu,
  • zakresu monitoringu,
  • sposobie zastosowania monitoringu

Przechowywanie nagrań

Nagrania z monitoringu powinny być przetwarzane wyłącznie do celów, w jakich zostały zebrane. Pracodawca może przechowywać nagrania obrazu przez okres do 3 miesięcy od dnia ich zarejestrowania. W przypadku, w którym nagrania są dowodem w sprawie postępowania karnego, termin ten ulega wydłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Po upływie okresu przechowywania nagrań należy je zniszczyć.

Monitoring w miejscu pracy a ochrona prywatności

Każdy z nas ma prawo do prywatności w pracy. Monitorowanie pracowników jest zjawiskiem powszechnym, które się akceptuje. Zamontowanie kamer, aby monitorować pracowników, ma swój określony cel, ale nie można tego robić wszędzie. Monitoring narusza ochronę danych osobowych, ale nie może naruszać jego praw. Obowiązkiem pracodawcy jest dokładne chronienie nagrań przed tym, aby nikt inny nie miał do nich dostępu.

Czytaj też: Wymiar czasu pracy — ile wynosi w 2023 roku?

monitoring w miejscu pracy 3

Monitoring poczty elektronicznej pracownika

Kodeks pracy umożliwia monitoring w pracy poczty elektronicznej pracownika. Możliwość wdrożenia monitoringu istnieje, pod warunkiem że jest on nieodzowny do ułatwienia organizacji pracy, zapewnienia efektywnego wykorzystania czasu oraz prawidłowego korzystania z dostarczonych pracownikowi narzędzi pracy. Nie może on jednak naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.

Można kontrolować skrzynkę pocztową pracownika, ponieważ prowadzona jest ona w pewnym sensie w imieniu pracodawcy. Sytuacja komplikuje się nieco, gdy pracownik korzysta z poczty pracowniczej do swoich prywatnych celów. W takim przypadku monitorowanie korespondencji elektronicznej pracownika byłoby możliwe po uprzednim wyrażeniu zgody na rezygnację z prawa do poufności korespondencji, w kontekście danej skrzynki.

Czy kamery w pracy bez zgody pracownika będą mogły być zamontowane?

Zgoda pracownika na monitoring nie jest wymagana. Najważniejszy jest sam fakt poinformowania go o tym, że będzie lub jest zamontowany monitoring w pracy (wg. art. 13 RODO). W pewnych okolicznościach zainstalowanie kamer w strefie przeznaczonej do palenia może być akceptowalne, o ile spełnione zostaną wcześniej wspomniane standardy, mające na celu zagwarantowanie bezpieczeństwa pracowników. Niemniej jednak, w każdym takim przypadku, wymagana będzie zgoda wszystkich obecnych pracowników.

Jakie kary za naruszenie przepisów dot. kontroli pracownika?

Wprowadzono kary za naruszenie przepisów prawa pracy związanych z kontrolą pracownika. Zgodnie z artykułem 107 tej ustawy, osoba przetwarzająca dane osobowe wbrew niedopuszczalnym lub nieuprawnionym okolicznościom podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności na okres do dwóch lat.

Jakie obowiązki ma pracodawca w związku z wprowadzaniem monitoringu pracowników?

Wprowadzenie monitoringu pracowników to proces wymagający troski o równowagę między zapewnianiem bezpieczeństwa a poszanowaniem prywatności. Pracodawcy mają tu kluczową rolę do odegrania, przestrzegając określone obowiązki i zasady. Jakie mają prawa i obowiązki pracodawcy? Co wolno pracodawcy?

  • Nie można wprowadzać monitoringu do celów innych niż powyżej napisane. Montaż monitoringu musi być uzasadniony.
  • Pracodawca może monitorować pocztę elektroniczną pracowników, ale tylko tą używaną do celów zawodowych.
  • Monitoring w pomieszczeniach socjalnych jest możliwy, ale tylko w określonych przypadkach.
  • Pracodawca może rejestrować tylko obraz. Nie może nagrywać dźwięku.
  • W przypadku wprowadzenia monitoringu pracodawca musi oznaczyć miejsca objęte kontrolą.
  • Nie można instalować monitoringu w pomieszczeniach sanitarnych, szatni, stołówce oraz palarni.
  • Nagrania obrazu mogą być przechowywane do 3 miesięcy od dnia rejestracji.
  • Materiał filmowy powinien być przechowywany w taki sposób, aby nikt inny nie miał do niego dostępu.
  • Pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników najpóźniej 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Informowanie o monitoringu jest bardzo ważne, w innym wypadku może być wzięte za nielegalny monitoring.
  • Za prowadzenie nielegalnego monitoringu pracodawcy mogą grozić surowe konsekwencje prawne.

Monitoring w miejscu pracy jest bardzo ważny dla zachowania bezpieczeństwa pracowników oraz ochrony mienia pracodawcy. Zasady monitoringu pracowników określone są w Kodeksie pracy i trzeba ich przestrzegać, w przeciwnym wypadku można zostać pociągniętym do odpowiedzialności karnej. Do stosowania monitoringu wizyjnego uprawniony jest każdy pracodawca, którego cel monitoringu wskazany jest w przepisach prawa. Zapisy z kamer to zbiór danych osobowych, które podlegają pod ustawę RODO.

Sprawdź też: Miałeś wypadek przy pracy? – zobacz swoje prawa

Tagi

monitorowanie pracowników prawa pracodawcy prawa pracownika zatrudnienie