Powrót
6 min czytania 13 lutego 2024

Lista obecności w pracy — czy jest obowiązkowa?

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie ewidencji czasu pracy swoich pracowników. Jest to niezbędne do prawidłowego obliczania wynagrodzeń oraz przysługujących świadczeń. Czy lista obecności w pracy jest obowiązkowa? Kto prowadzi listę obecności pracowników?

lista obecności w pracy

SPIS TREŚCI

Czym jest lista obecności pracownika?

To dokument, który służy do potwierdzania obecności w pracy. Dzięki temu łatwiej jest pracodawcy kontrolować nadgodziny, spóźnienia czy wypłacać wynagrodzenia. Ogranicza się do podania informacji o danych osobowych, dnia i godzin odbytej pracy.

Lista obecności pracownika może przyjmować różne formy, w zależności od potrzeb organizacji. Może być tradycyjną, papierową listą, elektronicznym arkuszem kalkulacyjnym, bądź specjalnym oprogramowaniem do zarządzania personelem. Niektóre firmy używają również specjalnych kart magnetycznych, bądź chipów do otwierania drzwi, które rejestrują dokładne godziny wejścia i wyjścia z pracy.

Podstawa prawna:

Kodeks pracy, art.149:

– §1. Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie.

– §2. W stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy.

Listy obecności a ewidencja godzin pracy

Ewidencja czasu pracy to dokumentacja pracownicza, dotycząca czasu pracy, urlopów, nieusprawiedliwionych nieobecności, zwolnień lekarskich itp. Prowadzenie jej przez pracodawcę jest wymagane przez Kodeks pracy. Dokument powinien zawierać:

  • dni wolne od pracy
  • godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy
  • liczba przepracowanych godzin
  • zwolnienia z pracy
  • nadgodziny
  • nieusprawiedliwione nieobecności w pracy
  • usprawiedliwione nieobecności w pracy
  • dyżury
  • czas pracy pracownika młodocianego

Należy pamiętać, że lista obecności a ewidencja czasu pracy to dwa różne pojęcia, które nie powinny być stosowane zamiennie.

Czytaj też: Klauzula w CV — czy trzeba ją dodawać?

lista obecności w pracy

Czytaj też: Urlop macierzyński — jakie są zasady?

Czy lista obecności w pracy jest obowiązkowa?

Nie, lista obecności w pracy nie jest obowiązkowa. Wiele pracodawców jednak wprowadza ją w swoich firmach. Traktują ją jako główne źródło informacji o przepracowanych dniach i godzinach pracowników. Często specjaliści ds. kadr i płac przepisują dane z listy obecności do ewidencji czasu pracy. Art. 149 § 1 Kodeksu pracy zobowiązuje pracodawcę do prowadzenia ewidencji czasu pracy, ale i również art. 104 § 1 wskazuje, że regulamin pracy powinien ustalać obecność pracownika. Pracodawca może więc przyjąć dowolne zasady potwierdzania pobytu w pracy. Może wykorzystać papierową listę obecności, elektroniczną listę obecności bądź elektroniczny system obecności w formie oprogramowania.

Co powinno się znaleźć na liście obecności w pracy?

Podstawowa lista obecności powinna zawierać następujące dane:

  • imię i nazwisko pracownika,
  • data,
  • godzina przyjścia do pracy
  • godzina wyjścia z pracy
  • podpis pracownika potwierdzający obecność w pracy

Czytaj też: Jak sprawdzić status rozliczenia PIT?

lista obecności w pracy

Czytaj też: Operator wózka widłowego — opis stanowiska, kursy, zarobki

Jak prowadzić listę obecności pracowników?

Sposób prowadzenia listy obecności zależny jest od indywidualnych preferencji każdej firmy oraz od rodzaju stosowanej technologii w pracy. Jeśli pracodawca zdecyduje się na rejestracje obecności pracownika w sposób tradycyjny to musi zadbać o zasady RODO. Tradycyjna lista obecności zawiera podstawowe dane osobowe, takie jak imię i nazwisko, obecność pracy oraz podpis. Należy pamiętać, że nie można tej listy pozostawić w miejscu dostępnym dla wszystkich. Nie powinna ona zawierać również danych wrażliwych takich jak powód nieobecności. Zakazane jest wpisywanie przyczyn nieobecności. Lista obecności służy wyłącznie do ustalenia czasu pracy i obecności pracownika w danym dniu.

Innym sposobem na prowadzenie obecności może być lista obecności online stworzona w specjalnym systemie elektronicznym. Logowanie może odbywać się poprzez stronę internetową lub oprogramowanie. Kolejną opcją może być lista obecności Excel, prowadzona w arkuszu kalkulacyjnym. Kolejnym pomysłem na kontrole obecności pracowników może być wprowadzenie kart magnetycznych bądź chipów, które pokazują dokładny czas przyjścia i wyjścia z firmy. To szybki sposób, który pozwala zaoszczędzić czas na wpisywanie się fizycznie na listę.

Przechowywanie listy obecności jest podstawowym obowiązkiem pracodawcy. Dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana przez 10 lat od ustania stosunku pracy. Gdzie ją przechowywać? Lista obecności powinna być przechowywana w sekretariacie zakładu pracy, a następnie przekazana do działu kadr i płac.

Brak podpisu na liście obecności — jakie są konsekwencje?

Mimo że nie istnieje przepis zobowiązujący pracownika do podpisywania listy obecności, to w większości firm istnieje przyjęta zasada, że pracownik musi potwierdzać swoje przybycie i obecność w pracy. W takiej sytuacji, jeśli pracodawca stosuje listy obecności, jest konieczne ich regularne uzupełnianie i podpisywanie.

Według art. 108 § 1 pkt 1 i 2 Kodeksu pracy, pracownik, który nie przestrzega ustalonych procedur potwierdzania swojej obecności w pracy, może podlegać karze w postaci upomnienia lub nagany. Jeżeli dochodziłoby do sytuacji, w której pracownik systematycznie ignoruje listę obecności lub inne sposoby zgłaszania godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, co zakłóca właściwą ewidencję czasu pracy, byłoby to uznane za naruszenie kluczowych obowiązków pracowniczych. W rezultacie pracodawca miałby prawo do rozwiązania umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia.

Sporządzanie listy obecności nie jest obowiązkowe. Często jednak pracodawcy wykorzystują godzinową listę obecności do prowadzenia ewidencji czasu pracy. Lista obecności prowadzona w przedsiębiorstwie ma na celu przede wszystkim kontrolowanie, czy wszyscy pracownicy stawiają się na swoich zmianach terminowo oraz wypełniają spis regularnie. Lista obecności zawiera podstawowe dane, które dotyczą informacji na temat przepracowanych dni i godzin pracy. Formy listy obecności są dowolne. Potwierdzanie pracy może odbywać się za pomocą elektronicznej listy bądź tradycyjnej listy.

Sprawdź też: Odzież robocza — obowiązek pracodawcy czy pracownika?

Tagi

kodeks pracy obecność w pracy urlop zatrudnienie